Au sein du Service de la recherche, la personne sélectionnée assiste la directrice du Service de la recherche, le directeur de la recherche et le directeur du Fonds et des partenariats de recherche en effectuant diverses tâches administratives telles que les photocopies, l’assemblage de documents ou la correspondance et peut coordonner l’agenda des gestionnaires. Elle accueille les visiteurs, répond aux demandes courantes reçues pour les équipes et effectue la réception des appels téléphoniques pour l’Institut, en rotation. Elle participe à la préparation des réunions, y assiste et en rédige les procès-verbaux. Elle peut participer à l’organisation d’événements ou à des activités scientifiques. Elle rédige, révise, valide et met en page divers documents, rapports ou présentations, en utilisant différents logiciels informatiques, en plus d’en assurer les suivis. Elle peut être appelée à faire parvenir des documents auprès de différents organismes ou à les mettre en ligne. Elle s’occupe de la distribution du courrier et des demandes de biens et services pour son équipe et effectue le classement, l’archivage des dossiers et la mise à jour de certaines banques de données. La personne peut être appelée à effectuer d’autres tâches connexes.
Plus spécifiquement, elle :
- Soutient le personnel de la Direction de la recherche dans la révision linguistique et la mise en forme des rapports de recherche, demandes de subvention et articles scientifiques.
- Soutient le personnel de la Direction de la recherche pour la révision des références bibliographiques, en conformité avec le style bibliographique de l’IRSST.
- Soutient le personnel de la Direction de la recherche pour la mise à jour et la vérification du CV commun Canadien.
- Rédige les comptes-rendus des rencontres d’équipe ou des rencontres avec des partenaires scientifiques.
- Soutient la Direction du Fonds et des partenariats de recherche pour la réception et le classement des demandes de subventions et de bourses, pour la correspondance avec les candidats ainsi que toutes tâches connexes à la gestion des programmes.
- Soutient le Directeur scientifique dans la préparation de documents à destination des instances de l’IRSST ou d’autres organisations.
Les avantages de faire partie de notre équipe :
En vous joignant à l’IRSST, vous joindrez une équipe hautement qualifiée et bénéficierez d’un milieu de travail stimulant à des conditions avantageuses.
- Horaire de travail de 35 heures par semaine.
- Admissibilité au régime d’assurances collectives dès le premier jour d’emploi.
- Un mode travail hybride flexible.
- 4 semaines de vacances.
- Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP).
- Programme d’aide aux employé(e)s et à la famille (PAEF).
- Un programme de reconnaissance des employé(e)s.
- Et encore plus!
Les compétences recherchées :
- Détenir un diplôme secondaire pertinent à la fonction (ex. bureautique, administration, secrétariat).
- Posséder deux (2) années d’expérience pertinente à l’emploi.
- Avoir une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et démontrer de l’intérêt pour l’apprentissage des nouvelles technologies.
- Avoir un esprit d’initiative, une bonne capacité de gestion des priorités et un grand sens de la planification et de l’organisation.
- Excellentes relations interpersonnelles, esprit d’équipe et de collaboration.
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des dossiers traités.
- Excellente maîtrise de la langue française et bonne connaissance de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit.