Au sein de la Direction du Fonds et des partenariats de recherche, la personne assiste les gestionnaires et les employés d’une équipe en effectuant diverses tâches administratives telles que les photocopies, l’assemblage de documents ou la correspondance et peut coordonner l’agenda du gestionnaire. Elle accueille les visiteurs, répond aux demandes courantes reçues pour son équipe et effectue la réception des appels téléphoniques pour l’Institut, en rotation. Elle participe à la préparation des réunions, y assiste et en rédige les procès-verbaux. Elle peut participer à l’organisation d’événements ou à des activités scientifiques. Elle rédige, révise, valide et met en page divers documents, rapports ou présentations, en utilisant différents logiciels informatiques, en plus d’en assurer les suivis. Elle peut être appelée à faire parvenir des documents auprès de différents organismes ou à les mettre en ligne. Elle s’occupe de la distribution du courrier et des demandes de biens et services pour son équipe et effectue le classement, l’archivage des dossiers et la mise à jour de certaines banques de données. La personne peut être appelée à effectuer d’autres tâches connexes.
Plus spécifiquement, la personne sélectionnée:
- Offre un soutien administratif aux professionnels de l’équipe responsables des partenariats de recherche, des programmes de subvention et du programme de bourses.
- Travaille en étroite collaboration avec la professionnelle responsable du système de gestion des programmes (SyntoTM)
- Est responsable de maintenir à jour le classement des dossiers et de la base de données du système de gestion.
Les compétences recherchées:
- Détenir un diplôme pertinent à la fonction (ex. bureautique, administration, secrétariat).
- Posséder 2 années d’expérience pertinente à l’emploi.
- Maîtriser la suite Microsoft Office et démontrer de l’intérêt pour l’apprentissage de nouveaux logiciels et outils informatiques.
- Posséder un esprit d’initiative, d'efficacité et avoir un grand sens de la planification et de l’organisation.
- Avoir le souci du travail bien fait et une bonne capacité de gestion des priorités.
- Avoir de grandes aptitudes pour le travail d’équipe et de collaboration.
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des dossiers traités.
- Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit et avoir une bonne connaissance de la langue anglaise.
- Posséder une excellente connaissance des outils informatiques de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
Les avantages de faire partie de notre équipe :
En vous joignant à l’IRSST, vous joindrez une équipe hautement qualifiée et bénéficierez d’un milieu de travail stimulant à des conditions avantageuses.
- Horaire de travail de 35h par semaine.
- Possibilité de télétravail.
- Admissibilité au régime d’assurances collectives dès le premier jour d’emploi.
- Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP).
- 4 semaines de vacances
- Et encore plus!