Relevant de la directrice des finances et de l’approvisionnement, la personne sélectionnée assiste la direction des finances et de l’approvisionnement et la direction des technologies de l’information en effectuant diverses tâches administratives telles que les photocopies, l’assemblage de documents ou la correspondance et peut coordonner l’agenda des gestionnaires. Elle accueille les visiteurs, répond aux demandes courantes reçues pour les équipes et effectue la réception des appels téléphoniques pour l’Institut, en rotation. Elle participe à la préparation des réunions, y assiste et en rédige les procès-verbaux. Elle rédige, révise, valide et met en page divers documents ou présentations en utilisant différents logiciels informatiques, en plus d’en assurer les suivis. Elle peut être appelée à apporter un soutien administratif lors de la rédaction de contrats et demandes auprès des fournisseurs. Elle s’occupe de la distribution du courrier et des demandes de biens et services pour son équipe et effectue le classement, l’archivage des dossiers et la mise à jour de certaines banques de données. La personne peut être appelée à effectuer d’autres tâches connexes.
Les avantages de faire partie de notre équipe :
En vous joignant à l’IRSST, vous joindrez une équipe hautement qualifiée et bénéficierez d’un milieu de travail stimulant à des conditions avantageuses.
- Horaire de travail de 35 heures par semaine.
- Admissibilité au régime d’assurances collectives dès le premier jour d’emploi.
- Un mode travail hybride flexible.
- 4 semaines de vacances.
- Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP).
- Programme d’aide aux employé(e)s et à la famille (PAEF).
- Un programme de reconnaissance des employé(e)s.
- Et encore plus!
Les compétences recherchées :
- Détenir un diplôme secondaire pertinent à la fonction (ex. bureautique, administration, secrétariat).
- Posséder deux (2) années d’expérience pertinente à l’emploi.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et intérêt pour l’apprentissage des nouvelles technologies.
- Avoir un esprit d’initiative, une bonne capacité de gestion des priorités et un grand sens de la planification et de l’organisation.
- Avoir d’excellentes relations interpersonnelles ainsi qu’un esprit d’équipe et de collaboration.
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des dossiers traités.
- Excellente maîtrise de la langue française et bonne connaissance de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit.